Gestión del tiempo: cómo organizar el flujo de trabajo

La gestión del tiempo en el trabajo supone tener un control sobre el límite de las horas con las que contamos, es decir, qué tiempo vamos a dedicar a cada actividad con el objetivo de aumentar la eficiencia, eficacia y productividad. Por eso, gestionar el tiempo de manera adecuada supone un aumento del éxito profesional que acabará redundando en nosotros, en nuestra familia y amigos.

Factores que ayudan a una buena gestión del tiempo

Cuando tenemos una serie de tareas que hacer, es primordial marcarnos unos objetivos, tanto a corto como a largo plazo. Solo de esta manera podremos darle la importancia que se merece a cada tarea y podremos cumplirnos.

Existen herramientas que nos ayudan a gestionar nuestro tiempo a nivel organizacional. No obstante, no debemos abarcar mucho puesto que un mal uso de ellas puede llevarnos, igualmente, a una mala gestión de nuestro tiempo. Herramientas como Google Calendar, Doodle o Microsoft 365 nos ayudan a aumentar nuestra productividad de manera eficaz. Mira el precio de cada unas, solicita una versión gratuita y testéalas. Hazte con la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades. A lo mejor necesitas compartir archivos con tus compañeros y para eso tienes a tu disposición Google Drive o Dropbox.

¿Has probado a hacer un check list de lo que tienes cada día o cada semana? Ojo, esto no significa que vayas a cumplir con todas las tareas de tu lista pero sí te ayudará a liberarte mentalmente el hecho de dejarlo reflejado todo por escrito. Puedes poner orden de importancia y así verás con más claridad. Por ejemplo, prioridad baja, media o alta.

Con independencia de tus objetivos, debes ser consciente de que pueden surgir imprevistos. Aún así, en la medida que planifiques tus tareas por días, semanas, meses e incluso años evitarás, en menor medida, los imprevistos.

¿Cómo te comunicas con tus compañeros? Evita rodeos, indirectas y ser impreciso. Cuanto más directo, sencillo y sin rodeos, más productivo serás. Entenderás lo que demás te piden y tú entenderás al mismo tiempo a los demás. Recuerda que en toda comunicación hay un emisor y un receptor pero igual de importante es quien transmite el mensaje como quien lo recibe para que pueda darse la bidireccionalidad y un feedback del mismo.

Pasos para organizar tu flujo de trabajo

De la mano de David Allen, voy a darte unas pautas (5 pasos) para que puedas organizar tu flujo de trabajo de manera ordenada y relajada. Se trata de un método simple que nos ayuda a afrontar el trabajo de otra manera aumentando nuestra productividad y ganando, además, calidad a nivel personal.

1. Recopilación:  recopilar implica escoger unas cosas y descartar otras. Por supuesto, hay que hacerlo de manera eficaz para que tenga sentido y que resulte fácil procesarlo. Lo primero que debes hacer es poner en una especie de contenedor todo aquello que no está terminado pero que están estorbando tu mente. Desde reuniones, mandar correos, hacer facturas hasta presentar un proyecto u ordenar el cajón. Coge todas esas cosas y arrójalas al contenedor hasta que decidas qué vas a hacer con ellas. Sírvete de herramientas como el correo electrónico, hojas en blanco, notas, notas de voz. Una vez que tengas todo recopilado es importante que vacíes con frecuencia los contenedores liberando así tu mente. Revísalas a diario y vacíalo
2. Procesamiento: no basta con decir “vacía el contenedor”. Como todo en la vida, hay que saber procesarlo y para ello debes preguntarte si requieren acción o no. Basta con te respondas “sí” o “no”. Si tu respuesta en “no” pueden surgir, a su vez, varias respuestas: es innecesario, no es necesario pasar ahora mismo a la acción y puede ser necesario en un futuro. Asimismo, debes atacar aquellas tareas que requieran acción. Por ejemplo, dedica una reunión semanal a esa tarea. Posteriormente, puedes decir otras 3 cosas: hacerlo, delegarlo o posponerlo.
3. Organización: llega el momento de organizar los distintos elementos para componer un todo y distribuirlo a lo largo del día, semana o meses. Aquellas tareas que no necesiten acción, descártalas por ahora o pásalas a “revisión” para hacerles un seguimiento y retomarlo más adelante. Una agenda (en papel u online) te vendrá bien para poder controlar estas tareas y checkear su estado. Asimismo, sírvete de alertas que te recuerden que tienes que checkear tus tareas.
4. Evaluación: ¿No te ha pasado alguna vez que ibas al supermercado a comprar huevos y luego vuelves a casa con todo menos con huevos? Evaluar supone revisar de manera constante. Todas las acciones que has marcado antes deberás examinarlas y evaluarlas para tomar decisiones en firme. Por ello, tendrás que responder a dos interrogantes clave: qué y cuándo. Mediante una lista, detalla las acciones y establece un día de evaluación. De nuevo, te invito a acudir a la agenda pues será la herramienta más útil en estos momentos.
5. Hacer: llega el momento de hacer. Una vez que has desarrollado todo lo anterior, debes pasar a hacer conforme a tus decisiones, confiando en ti mismo. El objetivo del flujo de trabajo es permitirte hacer de manera correcta lo que hay que hacer en cada momento. Confía en tus intuiciones y sé realista con tus disponibilidades y tiempo. A veces, nos puede la inseguridad y la indecisión. Habrá muchas cosas que veamos en nuestra lista y a las que no le dediquemos atención. No pasa nada, déjalas reposar y confía en tus decisiones e intuición. Asimismo, es fundamental que te sientas cómodo con las decisiones que tomas, tanto si decides hacer una cosa como otra, de lo contrario te estarás martirizando a menudo.

Cuando somos dueños de nuestras tareas, acciones, decisiones somo dueños de nuestros procesos mentales. Cada decisión que hacemos provoca un cambio tras un periodo de estudio y observación, genera en nosotros un pensamiento positivo que nos permite generar no solo mejor nuestro trabajo sino nuestra vida.