Gestión del tiempo para abogados: ¿Sabes organizarte?

“El tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar” (Theophrastus). De 24 horas que tenemos al día, ¿Cuántas las dedicas al trabajo? ¿Cuántas las dedicas a la familia? Y, ¿Cuántas las dedicas a ti mismo?

Ya hemos dicho en más de una ocasión que los abogados no “debemos” tener un horario 24×7 aunque sí nos hemos visto sumergidos a un horario a jornada completa los 7 días de la semana. Nuestro entorno volátil y cambiante, y, por supuesto, acelerado, nos hace plantearnos nuestra profesión seriamente. Estrés, falta de tiempo, ansiedad y depresión son términos cada vez más relacionados con el sector jurídico.

Plazas, vistas, juicios, escritos, resoluciones, visitas y así constantemente puedo hablaros de mi larga trayectoria profesional como abogada.

No me cabe duda de que el tiempo que le he dedicado a mis asuntos internos del despacho ha sido de lo más importantes de toda mi carrera. Seamos realistas, nuestro tiempo no es indefinido aunque queramos y, más aún, el tiempo gastado es tiempo no recuperado. Por eso, saber gestionar nuestro tiempo va a ser nuestro principal activo si queremos atender con profesionalidad y calidad a nuestros clientes.

El tiempo que invertimos a “aprender del tiempo”, lo volcamos en nuestros clientes y ellos lo valoran y lo agradecen, vemos cumplidos tanto nuestros objetivos como los suyos y esto redunda en nuestro bienestar. Por eso, te invito a reflexionar sobre la siguiente pregunta: ¿Cómo gestionas el tiempo de tu despacho?

Con independencia de tu respuesta, me gustaría darte algunas claves para una buena gestión del tiempo de tu bufete.

Técnicas de gestión del tiempo para abogados

Aprende a planificarte. No pienses que por dedicar un tiempo “al tiempo” es perderlo. Contar con una buena planificación te ayudará a ganarlo en tu gestión diaria. Una planificación debe estar compuesta por tu programación diario/semanal, imprevistos así como las metas propuestas con cada cliente.

Actualiza tu check list a diario. Para actualizar tu lista de tareas debes contar con una. Si eres de los que prefieren papel, acude a tu agenda, deja todo por escrito y al final del día escribe aquello que no hayas finalizado. Déjalo todo por escrito, ayuda a descansar la mente. Tener por escrito o digitalizado tus tareas te ayudará a tener un orden y verás progresivamente cómo aprovechas mejor tu tiempo.

Divide y vencerás. ¿Qué ocurre cuando estamos en más de una tarea a la vez? No damos abasto y no somos capaces de cumplir nuestros plazos. Gestionar de manera adecuada nuestro tiempo supone empezar primero una tarea, terminarla y luego comenzar otra.

Distribuye tu agenda. De la misma manera que vas al médico cuando puedes y cuando la agenda médica está abierta, haz que tus clientes vayan a la hora que determines con ellos, con un tiempo establecido, tanto de inicio como de fin. Si permites recibir visitas que no tienes controladas harás que tu agenda se descontrole. Y, por consiguiente, tú mismo.

Aprende a delegar. Contar con un bufete de abogados es también saber delegar en otros para poder organizarte bien. La colaboración y la cooperación deben formar parte de tu día a día para reducir las cargas de trabajo. Asigna a tus compañeros aquellas tareas que te permitan adelantar en otras que requieren tu completa ocupación.

Reuniones virtuales. Ya sea para proteger nuestra salud o para aprovechar más el tiempo en los desplazamientos, haz uso de las nuevas tecnologías en tu beneficio. De la misma manera que más de un 50% de los médicos realizan videoconferencias con sus pacientes, ¿Por qué los abogados no pueden reunirse con sus clientes vía Teams, Hangouts o Skype?

Asigna a las tareas más difíciles más tiempo. Los casos más difíciles nos van a llevar más horas y más de un café. Para que no nos veamos envueltos en papeles, emails y archivos durante varios días, dedícale las horas más productivas de tu día a estos. Las horas de menos productividad dedícate a los casos más fáciles de despachar. Rendirás más y te permitirá desconectar entre caso y caso y no focalizará todas tus fuerzas en un mismo asunto todo el día.

Haz pausas. Es fundamental que si quieres aprender a organizarte bien en tu despacho también hagas descansos. No solo por ti sino también por tus clientes.

Despide a clientes. ¿Cómo? Existen clientes que son muy difíciles de llevar bien por la problemática del caso, bien por la personalidad o bien por sus exigencias. Sabemos desde un principio que van a poner pegas, antes o después de la factura. Antes de que esto nos suponga un calvario te invito a que lo refieras a otro colega que esté dispuesto a atenderlo. No seremos menos profesionales por despedir a aquellos clientes que van a hacer que, después de todo, sientan que le estamos dando un mal servicio. El agotamiento y estrés que acabaremos pagando será mayor que nuestros honorarios.

¿Jefe o líder? Un buen líder acompaña, colabora, coopera y se aparta del camino para dejar a sus compañeros trabajar. No quieras supervisar todo de todos. De esta manera no permitirás que florezcan sus capacidades ni habilidades. Empieza a concentrarte en tu trabajo y permite que los demás hagan el suyo. Esto no quiere decir que no les exijas.

Transformar la gestión del tiempo actual de tu despacho no es algo fácil pero sí importante. Tu mentalidad no debe ser trabajar un largo etcétera de horas para progresar solo un poco. No es productivo, sano ni rentable.

¿Cómo puedo ayudarte? Lidera Abogacía es una consultoría one to one para ti que eres un profesional del sector legal. Uno los objetivos que trabaja esta consultoría es la gestión psicoemocional del profesional (desmotivación, burnout, gestión del tiempo…).