Legal Project Management en 10 tips
Hace ya una década que se implantó en España la figura del gestor de proyectos legales o legal project manager.
Importada de las empresas de producción, esta figura tiene la finalidad de reaccionar rápidamente y de forma flexible a los cambios, permitiendo la colaboración entre los profesionales de las distintas especialidades del derecho que participan en un asunto o caso, trabajen en el mismo despacho o por colaboraciones, y optimizando los recursos, sean materiales (económicos, humanos) o inmateriales (tiempo).
En Legal Project management se aplican las llamadas metodologías ágiles, surgidas a partir del Lean manufacturing, filosofía creada por Sachidi Toyoda (Presidente de Toyota) para la eliminación de tareas “desperdicio” o aquellas que no aportan valor añadido al cliente. Más adelante le siguieron herramientas ágiles como el Kanban y Scrum, procedentes de empresas de desarrollo software.
Las metodologías ágiles como Lean, Scrum o Kanban persiguen adaptarse de forma constante a los cambios del proyecto optimizando costes
Podemos definir la gestión de proyectos legales o Legal Project Management como la organización, planificación, gestión y supervisión de todas las tareas y recursos necesarios para conseguir los objetivos del asunto jurídico que nos encarga el cliente.
Por tanto la primera apreciación que debemos indicar es que no se limita a valorar viabilidad económica de un caso sino que optimiza distintas variables.
1.ES UN PROCEDIMIENTO PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN: TIEMPO, COSTES Y PERSONAS.
También debemos señalar que un proyecto legal no se circunscribe al proceso legal sino que es un término más ámplio. Hablamos de proyectos, no de procesos.
2. HABLAMOS DE PROYECTOS, NO DE CASOS JURÍDICOS.
Es decir, no nos referimos a la solución jurídica de un asunto, sino a una forma de gestión de todo el proceso, desde la primera interacción con el cliente.
3. LOS PROYECTOS PUEDEN SER INTERNOS O EXTERNOS
Los proyectos pueden ser internos como:
Una mejora en la gestión administrativa del despacho.
La instalación de una legal tech.
La formación del personal.
O externos, como un caso que requiera la participación de varios miembros del despacho, o un asunto en el que participen especialistas de varias jurisdicciones (civil, penal, administrativo…)
4. LA FIGURA DEL LEGAL PROJECT MANAGER: EL DIRECTOR DE LA ORQUESTA
Su misión es dirigir el proyecto y a las personas que lo forman en la vertiente económica, temporal y de calidad.
Indicamos que el director del proyecto debe ser experto en la metodología de gestión aunque no debe necesariamente experto técnico, al igual que el director de la orquesta no tiene por qué saber tocar el violín.
Es decir, que su trabajo no es ser especialista en derecho administrativo, sino dominar las competencias de un gestor, a saber:
1. Escucha objetiva
2. Orientación a objetivos.
3. Liderazgo.
4. Gestión de equipos.
5. Flexibilidad conductual.
6. Resiliencia.
7. Resolución de conflictos.
….. Y humildad.
5. EL LEGAL PROJECT MANAGER NO TIENE POR QUÉ SER EXPERTO TÉCNICO
¿Cómo comienza el proyecto legal?
El proyecto legal consta de 5 partes y comienza con el acta de constitución del proyecto.
6. ADAPTACIÓN TOTAL AL DESEO DEL CLIENTE
Entender correctamente quién es nuestro cliente, cuáles son sus circunstancias personales, familiares y laborales, cuales son sus valores, su visión. ¿Prioriza el coste o el tiempo?
7. LAS FASES DEL PROYECTO: DIAGNÓSTICO, ALCANCE, EJECUCIÓN, CONTROL Y CIERRE
En el acta de constitución del proyecto se definen los participantes, el alcance y los objetivos. Además se da una visión preliminar de los roles y responsabilidades. Se define en él la autoridad del Project manager.
8. EL PROYECTO LEGAL SE INICIA CON EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO EN EL QUE SE ASIGNAN ROLES PRELIMINARES, ALCANCE Y OBJETIVOS
9. LAS REUNIONES CON UN ASPECTO CLAVE DEL PROYECTO Y DEBEN SER DINÁMICAS Y BREVES
Reuniones: Nos ponemos en marcha
Las reuniones pueden ser de planificación, de coordinación, de seguimiento y de próximas acciones.
Su duración debe ser lo más corta posible. Deben perseguir los principios de transparencia, adaptación total al cliente, feedback, win-win y hacer equipo.
Preguntas para las reuniones según la fase en la que esté el proyecto:
FASE DE DIAGNÓSTICO:
¿Por qué aceptar éste caso?
¿Quiénes con los stakeholders (participantes) del proyecto?
¿Cuál es el coste total del proyecto? Honorarios+beneficios+gastos generales+otros gastos.
¿Hemos entendido correctamente la historia del cliente (back story)?
FASE DE ALCANCE
10. LA FASE DEL ALCANCE DEL PROYECTO ES FUNDAMENTAL PORQUE SE DEFINEN LA GESTIÓN DEL TRABAJO, PLAZO, COSTE, RIESGO, COMUNICACIÓN, PARTICIPANTES Y CALIDAD
¿Cómo enfocar el asunto? Examen preliminar del caso.
¿Asignamos colaboradores? ¿Junior, senior, coste?
¿Cómo afectará al proyecto un retraso?
¿Tenemos plan de comunicación?
FASE DE EJECUCIÓN Y CONTROL
¿Cómo actuar ante un problema de coste?¿Podemos reducir el alcance?
¿Cómo actuar ante un problema de plazos? ¿Podemos eliminar la holgura (tiempo que podemos retrasar una actividad sin que afecte a la finalización del proyecto)?.
FASE DE CIERRE
¿Qué hemos hecho bien?
¿Qué hemos hecho mal?
¿Qué hemos aprendido personalmente y como equipo?
¿Hemos satisfecho la necesidad del cliente?
